Послуги з розразунку заробітної плати, ведення кадрового обліку

Як передати розрахунок зарплати на аутсорс

4 min read

Головне про аутсорсинг процесу розрахунку зарплати 

Своєчасно та у правильному розмірі виплачена заробітна плата – це один з головних факторів, що може мотивувати ваших співробітників результативно працювати. Тому ефективне налагодження процесів із з/п надасть конкурентної переваги та стійкості вашому бізнесу.
Ми можемо розділити процес нарахування та виплати з/п на дві основні складові:

  1. Виконання домовленостей зі співробітником по сумі виплат.
  2. Законодавчий комплаєнс у процесах нарахування та виплат з/п.

У цій статті ми поговоримо саме про законодавчий комплаєнс і чому це важливо для вашої компанії.

У процесах нарахування та виплати з/п виникає купа операційних та специфічних питань, кожне з яких вимагає грунтовного вивчення та пропрацювання, тобто ваш спеціаліст із з/п має бути в курсі останніх законодавчих змін. Іноді для пошуку відповіді важливо звернутися до кадрового консультанта чи кадрового юриста.

Чек лист запитань до відділу нарахування та виплати з/п

  • що робити, коли у класифікаторі професій немає назви посади для вашого спеціаліста
  • як правильно звільнити працівника під час відпустки
  • як правильно оформити працівнику один день відпустки під час відрядження
  • як правильно оформити нову декретну відпустку, коли попередня ще не закінчилась
  • як не прогавити виконанням квоти людей з інвалідністю на підприємстві
  • що робити, коли ваша компанія отримала виконавчий лист про стягнення заборгованості з вашого працівника
  • що робити, якщо працівник не з’явився на роботу й нікого про це не повідомив і т.д.

Чи зможуть спеціалісти вашої компанії швидко відповісти на всі ці запитання? А ми можемо і робимо це щодня.

У чому перевага передачі процесів з/п на аутсорсинг

Зазвичай, коли ви віддаєте з/п на аутсорсинг, для вас працює команда спеціалістів, які мають практику вирішення різнопланових та складних питань.

У нашій компанії кадрові спеціалісти можуть швидко задіяти до вашого питання аудиторів, податкових та кадрових консультантів, чи юристів.

Як відбувається перехід компанії на зарплатний аутсорсинг у Ю Єйч Уай Простор

  1. Ви звертаєтеся із відповідним запитом на hello@uhy-prostor.com або телефонуєте за номером +38044 492-87-16.
  2. Ми зв’язуємося з вами протягом кількох годин та домовляємося про зустріч чи онлайн-дзвінок. Або ж, за вашим бажанням, можемо вивчати ваші потреби та особливості ведення бізнесу в процесі переписки у Telegram, Whatsapp чи Viber.
  3. На основі отриманих даних, ми протягом одного робочого дня надсилаємо вам цінову пропозицію на надання послуг із нарахування та виплати з/п.
  4. Ви аналізуєте інформацію, порівнюєте її з іншими пропозиціями і приймаєте правильне рішення.
  5. Якщо ви вибираєте нас, то ми узгоджуємо всі деталі та укладаємо договір.
  6. Ми приймаємо справи.
  7. І супроводжуємо ваші кадрові справи професійно та відповідально.

Як правило, усі 7 етапів ми проходимо за 5-10 робочих днів.

Що ми робимо у рамках зарплатного проекту

  1. Розраховуємо зарплату та інші виплати
  2. Готуємо супутню звітність до державних органів
  3. Готуємо документи за запитом працівників, наприклад довідки в банк та інше
  4. Готуємо управлінську звітність.

Також важливо те, що реалізація зарплатного проекту не обмежується 15-им числом, коли виплачуються аванси, та останнім числом звітного місяця.

Адже у будь-якій компанії постійно триває процес:

  • прийняття на роботу та звільнень
  • відпусток та лікарняних
  • кадрових переміщень
  • підготовки розрахункових листків
  • довідок
  • заявок-розрахунків у ФСС
  • узгодження та вирішення поточних завдань тощо.

Яке програмне забезпечення використовуємо в роботі

У роботі використовуємо такі програми як:

  • Microsoft Project
  • Microsoft 365
  • SAP Business One
  • Вчасно, Медок, Сота
  • Електронний кабінет платника податків.

Ми обов’язково вирішуємо з вами, яку програму будемо використовувати, та можемо її змінити за вашим бажанням.

Як організований процес підготовки відповідей та консультацій

Для клієнтів ми готуємо консультації, як письмово, так і усно, при особистій зустрічі або ж онлайн. Маючи достатній досвід та знання у сфері трудового законодавства, надаємо відповіді і на ці запитання. Консультувати може як менеджер проекту, так і юрист, якщо необхідний глибший аналіз законодавства, судової практики і т.д. Та частіше буває, що робота ведеться спільно.

Практичні кейси з практики ведення зарплатного проекту на аутсорсі

Кейс 1: автоматизація процесу нарахування та виплати з/п

У компанії клієнта стрімко збільшилась кількість працівників майже до 200. Це виробництво, а отже існують наступні складові:

  • відрядна оплата праці
  • овертайми
  • нічні зміни
  • доплати за певні види робіт
  • відрядження
  • лікарняні та відпустки.

Облік зарплати ведеться в програмі 1С ЗУП, і для того, щоб порахувати її, потрібно витрачати надто багато часу на введення даних вручну. У нас з’явилась хороша ідея, як можна автоматизувати цей процес. Клієнт користується спеціальною програмою для обліку робочого часу працівників. На основі програми 1С ЗУП ми разом із програмістами зробили доопрацювання.

І у нас вийшло так: якщо із програми обліку робочого часу вивантажити файл зі всіма даними про робочий час за півмісяця/місяць та завантажити його у 1С ЗУП, тоді 1С робить всі можливі нарахування на основі введених даних. Наприклад, розрахунок овертаймів, доплати за нічні, всі можливі премії та доплати, відпускні, лікарняні, і ще ця інформація потрапляє у табель обліку робочого часу.

Завжди краще знайти час та автоматизувати всі можливі облікові процеси, бо у майбутньому це дасть вільний час для розвитку, а також мінімізує можливість помилок через людський фактор.

Кейс 2: нетиповий графік роботи працівників

Новостворена компанія, де графік роботи працівників нетиповий, працівники можуть працювати як зранку, так і вдень, і ввечері, самі визначають коли і скільки годин працювати, але не менше 8 годин на день за умови повної зайнятості. Нелегке питання, як зробити так, щоб це відповідало законодавству, і підходило клієнту.

Що ми зробили:

  • провели спільну роботу з нашими юристами
  • ввели поняття ненормованого робочого дня
  • розробили шаблони необхідних наказів та положень
  • надали рекомендації з обліку робочого часу.

FAQ

  1. Чи є у вас досвід роботи з компаніями, які мають іноземних працівників? Чи допомагаєте із оформленням всіх необхідних дозвільних документів? Так, наші клієнти мають у штаті працівників з іноземним громадянством. Підготовкою всіх необхідних дозвільних документів займаються наші юристи.
  2. Чи надаєте ви послуги із підготовки та подачі декларацій про майновий стан та доходи працівників? Так, надаємо.
  3. Чи можуть ваші працівники спілкуватись англійською мовою? Звичайно, адже значна частина наших клієнтів це іноземні компанії, і спілкування бізнес-англійською обов’язкове. 
  4. Як швидко менеджер може відповісти на запит? Залежить від складності запиту. Зазвичай, ми відповідаємо на запит протягом робочого дня. Якщо для виконання запиту потрібно більше часу, ми обов’язково повідомляємо про це клієнта.
  5. Що робити, якщо щось не прописано у договорі, а, наприклад, через півроку з’явився новий звіт, чи ввели в дію нові документи? Додаємо нову інформацію до нашого договору.
  6. Чи несете ви відповідальність за можливі помилки у роботі? Так, наша професійна відповідальність застрахована на суму 10 млн грн у страховій групі Allianz.
  7. Якщо я вирішу розірвати договір раніше строку, чи будуть якісь штрафні санкції? Ви зможете розірвати договір про надання послуг у будь-який момент, ніяких штрафних санкцій договором не передбачено. Ми підготуємо та передамо усі справи вчасно та у повному обсязі.

Більше про пакети послуг та їхню вартість, про нашу команду та відгуки клієнтів ви можете прочитати на сторінці Розрахунок зарплати та кадрове доловодство. Якщо вас цікавить комплексне ведення бухгалтерського обліку, переходьте на сторінку Бухгалтерський аутсорсинг.

Якщо вам важко зрозуміти, чи підходить бухгалтерський аутсорсинг саме для вашої компанії, можливо вам допоможе коротеньке відео з нашого youtube-каналу Бізнесуй.

.

administrator

Поділитися:

Інші новини