Бухгалтер в IT

9 правил для бухгалтера у IT компанії

9 min read

Гайд для бухгалтерів в IT

Як відрізнити видатного бухгалтера від нудного зануди? Все дуже просто: видатний бухгалтер допомагає досягати мети компанії, розділяє її цінності, але не відступає від своїх. Стався до бухгалтерського обліку в ІТ, як до внутрішнього сервісу, а забезпечити видатний сервіс – це повинна бути твоя мантра. У цій статті я зібрав 9 правил для успішного бухгалтера в IT. Вони базуються на моєму досвіді спілкування з клієнтами і управлінням бухгалтерсько-аутсорсинговою компанією протягом останніх 16-ти років.

1. Уміння презентувати

Ніщо так мене не дратує, як таблиця, для читання якої створюються лонгріди: стовпчики з цифрами, які не можна підсумувати або залиті кольором клітинки без жодних коментів. На додаток до цього, мейли без вказівки теми або тема мейла – типу “цей мейл”. Або ж текст мейла з розряду: спробуй здогадайся, що я мав (ла) на увазі, чи зараз якось напишу, а потім поясню, що малося на увазі.

Тобі не потрібно ставати майстром презентації, але донести колегам і менеджменту інформацію своєчасно і таким чином, щоб вони не витрачали свій час на з’ясування, що ти мав на увазі – це твоя відповідальність, а значить, і завдання.

2. Працюй із Google Docs або Sharepoint

Чи знайома тобі ситуація, коли ти отримуєш в тексті листа таблицю? І що з нею робити? Я нічого з цим не роблю, просто прошу знову надіслати посилання на документ. У листуванні не ганяй вкладені файли, а просто відправляй посилання, також перевір чи відкриті можливості для читання, коментів або редагування.

Якщо у твоїй компанії немає політики зберігання файлів, то продумай свою систему робочих папок, обов’язково опиши її. Як мінімум, якщо вирішиш залишити компанію, дуже просто передати справи шляхом роздачі доступу.

3. Бухгалтерські документи на місці

Більшість керівників при згадці фрази “податкова перевірка” напружуються, тому що це не найприємніша зустріч і не дуже очікувана. Уявімо, що клієнт не платить, і керівник запросив докі для юриста, а значить – для суду, щоб повернути наші чесно зароблені. Або клієнт не сплатив вчасно, бо у нього немає оригіналу допкі. На сьогоднішній день порядок з документами – це запорука не лише твого здорового сну, але і сну керівника.

Наявність оригіналів в папках на сервері або у папках в офісі – це те, до чого ти повинен прагнути. Дізнайся все про резервне копіювання папок із бух. доками, у кого є доступ до бекапів і перевір, як це працює.

4. Боротьба з рутиною і тотальна автоматизація усього

Як і у будь-якій професії, у бухгалтера є особливості. Ось, нерідко, зустрічаю таке: тимчасові витрати бухгалтера на виконання всіх процесів до автоматизації становили, наприклад, 40 годин на тиждень, а після автоматизації – все ті ж 40 годин на тиждень. Дивно, правда? Тому головна мета автоматизації – вивільнення твого часу і часу твоїх колег, і це повинно знайти відображення в твоєму робочому календарі. Наші кейси – це втрати часу на підготовку вибірки, вивантаження / завантаження, наприклад, із клієнтської ЄРП в бухгалтерську програму, з бух. програми кудись іще по ланцюжку.

Ти повинен ненавидіти рутину і пов’язану з нею грубу ручну роботу, боротися з нею щогодини, спрощувати й автоматизувати все, що автоматизується, і все, що не автоматизується.

5. Розберися в IT бізнесі

Дізнайся, хто відповідальний за підписання документів, хто – за прийняття рішень (іноді це різні люди), вивчи статутні документи, там можна знайти багато цікавого. Розберися, що є продуктом компанії, хто покупці, постачальники, як вибудувана система прийняття робіт і оплата, ознайомся з договорами, кадровими справами.

Будь цікавим, запитуй про все, що тобі не зрозуміло. Не бійся бути нав’язливим, адже цим ти проявляєш турботу про компанію.

6. Орієнтуйся в податковому законодавстві, будь у курсі останніх змін, знай все про ФОП

Ведення бухгалтерського обліку, підготовка податкових звітів, нарахування з/п та інше важливе для держорганів – твій обов’язок, і ти повинен знати, як це організувати, супроводжувати і не витрачати на це багато часу, бо ж не для цього тебе беруть на роботу :). Специфіка нашого українського ІТ бізнесу – це також тісна робота з ФОП (читай співробітник), часто ЗЕД. Щоб не витрачати часу на вивчення апдейтів законодавства, підпишись на перевірені розсилки, вступай в бух. ком’юніті, це заощадить тобі час.

Якщо питання з високим ризиком або складне для тебе, йди до менеджменту і проси їх звернутися за роз’ясненням до податкових консультантів, це нормально. Стеж за терміном дії ЄЦП директора.

7. Платежі

Терміни оплат – це священна корова. Зазвичай ІТ компанії готують платіжний календар, і це спростить тобі завдання знати: коли, кому і скільки грошей перерахувати, і від кого і коли ми повинні гроші отримати. Якщо немає платіжного календаря, тоді підготуй його сам, це хороший знак.

Твоє завдання побачити касовий розрив заздалегідь і повідомити керівництво про це. Гроші повинні бути отримані і перераховані вчасно – це ще одна твоя коренева мантра.

8. Готуйся виконувати “не бухгалтерську” роботу

Підготовка фінансового бюджету? Можливо, до тебе звернуться з таким завданням. Що важливо тут знати? У сухому залишку, мета будь-якого бюджету – визначення, чи достатньо у нас ресурсів, щоб прожити цей період без додаткових фінансових вливань. Підготовка договорів? Не лякайся цього і не кажи, що ти не юрист – це дратує. Для керівника ти – майже юрист :). Як правило, у ІТ компаній є набір шаблонів, просто отримай до них доступ і сміливо заповнюй допкі, договору. Якщо немає шаблонів, тоді звернися до юристів або консультантів, щоб підготували.

Здавати звіти за співробітників ФОП-ів, якщо попросять це зробити – теж не відмовляй, для ІТ це нормально. Тут же накази на прийом на роботу, загалом усі кадрові питання – це теж твоє :).

9. Бережімо природу – Greenpeace наше все

Ти можеш не бути веганом-бухгалтером, але берегти природу – це must-do. Як мінімум, борись із будь-якими проявами паперових завалів. Якщо вже потрібно щось роздрукувати, спершу подумай, можливо, досить буде роздрукувати це на чернетках.

Допоможи організувати сортування сміття у офісі, показуй колегам на своєму прикладі, як вони можуть допомогти у цьому, і ти зробиш свій посильний внесок у майбутнє нашої планети.

⇒⇒⇒ Якщо ж потрібні поради або консультації фахівців із ведення бухгалтерського та податкового обліку у IT – звертайся. Завжди раді допомогти.

Олександр Койнов
СЕО UHY Prostor

administrator

Поділитися:

Інші новини