У своїй аудиторській практиці ми часто стикаємося з необхідністю перевірки правильності звітування підзвітними особами за отриманими під звіт коштами (у тому числі – й під час здійснення закордонних відряджень). При цьому, оскільки чинне законодавство містить певні прогалини з регулювання обліку операцій підзвітних осіб по закордонним відрядженням (із витрачанням ними коштів у іноземній валюті), різні практикуючі бухгалтери застосовують різні підходи, наприклад:
- видача під звіт коштів у іноземній валюті до початку відрядження
- видача під звіт коштів в українській гривні до початку відрядження
- компенсація підприємством фактично витрачених підзвітною особою коштів на підставі поданого авансового звіту (в українській гривні або ж в іноземній валюті)
- комбінація (симбіоз) вищезазначених підходів.
Як правило, бухгалтери з певною пересторогою ставляться до здійснення касових операцій (як виплата авансу, так і компенсація підзвітній особі фактично витрачених нею власних коштів) у іноземній валюті – в переважній більшості випадків вони намагаються такі виплати здійснювати в українській гривні. У цьому випадку у бухгалтерів виникає питання, за яким курсом понесені підзвітною особою у іноземній валюті витрати переводити в українську гривню:
- За курсом НБУ на дату подання авансового звіту.
- За курсом НБУ на дату фактичної виплати підзвітній особі авансу або компенсації по авансовому звіту.
- За курсом НБУ на дату фактичного понесення підзвітною особою витрати (витрат) в іноземній валюті.
- За комерційним крос-курсом банку-емітента корпоративної (зарплатної, власної) карти, за допомогою якої підзвітна особа розраховувалася за кордоном під час відряджень і т.п.
Давайте спробуємо розібратися в цьому непростому питанні. Як ми зазначали вище, чинне українське законодавство не містить чітких роз’яснень з цього питання, тому одразу попередимо, що все нижчеописане є лише одним із можливих варіантів відображення в обліку подібних операцій.
Ми вважаємо, що авансові звіти по «закордонним відрядженням» мають складатися та відображатися в обліку саме в іноземній валюті (тобто, у валюті країни, в якій підзвітною особою були понесені витрати по такому відрядженню), а не в українській гривні (як це часто відбувається на практиці). Відповідно, в обліку підприємства така операція також має відображатися як «валютна операція». Якщо на дату відображення в обліку авансового звіту виникатиме заборгованість підприємства перед підзвітною особою (аванс такій підзвітній особі не видавався взагалі або ж його сума була меншою, ніж фактична сума витрат підзвітної особи за таким авансовим звітом), підприємству необхідно визнавати в обліку курсові різниці відповідно до пункту 8 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 21 «Вплив змін валютних курсів», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 10.08.2000 р № 193 на кожну дату балансу. При цьому виплата заборгованості по таким авансовим звітам має здійснюватися в українській гривні з застосуванням курсу НБУ до таких іноземних валют станом на дату виплати підприємством заборгованості підзвітним особам за такими авансовими звітами.
Якщо підзвітній особі видавався аванс в українській гривні на здійснення закордонного відрядження (в повній сумі або частково), підприємству, на наш погляд, слід відображати в обліку витрати за відповідним авансовим звітом з застосуванням курсу НБУ на дату видачі такого авансу.
