Як користуватися електронними трудовими книжками

Електронні трудові книжки: що це та як працює

7 min read

Якими законодавчими документами регулюється введення електронних трудових книжок

Введення електронних трудових книжок є ще одним кроком на шляху впровадження в Україні цифрових технологій. 10 березня 2021 року Верховна Рада України прийняла Закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» №1217-ІХ ( далі – Закон №1217), який набрав чинності через 3 місяці з дати опублікування, тобто вже з 10 червня 2021 року всі роботодавці мають подати до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Реєстр застрахованих осіб) відомості з паперових трудових книжок про трудову діяльність своїх працівників.

Для подання відомостей про трудову діяльність працівників до Реєстру застрахованих осіб, роботодавцям відведено 5 років – до 10.06.2026 року.

Облік трудової діяльності працівників у електронній формі буде вестися відповідно до Порядку обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, у електронній формі, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 р. № 1084 (далі – Постанова №1084).

Що таке електронна трудова книжка

Визначення «електронної трудової книжки» прямо не закріплено в Законі №1217. Проте, виходячи з аналізу правових норм, можемо зазначити, що електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперових трудових книжок, тому в електронній трудовій книжці буде відображатись уся інформація про стаж, яка наявна в паперовій книжці.

Окрім того, електронна трудова книжка не існуватиме як конкретний електронний документ. Облік трудової діяльності вестиметься у складі персональної електронної облікової картки в Реєстрі застрахованих осіб.

Особливості перехідного періоду від паперових трудових книжок до електронних

Закон №1217 передбачає перехідний 5-річний період протягом якого має відбутись включення Пенсійним фондом України до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих роботодавцем (страхувальником) або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.

Після «оцифрування» трудової книжки роботодавець зобов’язаний видати оригінал паперової трудової книжки працівникові на руки під підпис.

Якщо працівник виявить бажання продовжити її ведення, то роботодавець на вимогу працівника буде зобов’язаний паралельно із електронним обліком трудової діяльності також вносити до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Рекомендуємо таку “вимогу” працівника оформлювати в письмовому вигляді у формі заяви від працівника. 

Протягом перехідного періоду можна буде використовувати як паперову трудову книжку, так і електронну форму уже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність.

Які переваги електронної трудової книжки

Можемо виділити такі переваги електронних трудових книжок над паперовими:

  1. Зручність. Електронна цифрова книжка зручна в доступі як для особи, так і для роботодавця для внесення інформації про трудову діяльність працівника, а також для уповноважених органів, зокрема для Пенсійного фонду України.
  2. Доступ 24/7. Кожна особа може в будь-який час перевірити інформацію про набутий трудовий та страховий стаж, у тому числі і за допомогою додатку «Пенсійний фонд» про який йтиметься далі.
  3. Автоматичне нарахування пенсії. Електронна трудова книжка дасть можливість уповноваженим органам призначати особі пенсію автоматично (без звернення) та збирання документів за всю її трудову діяльність.
  4. Зменшення ризиків втрати. Зменшення негативних ризиків втрати паперової трудової книжки та потім її відновлення.

Де можна знайти і подивитися свою електронну трудову книжку

Кожна застрахована особа може переглянути наявну про себе інформацію, в тому числі свій трудовий чи страховий стаж, на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Також Пенсійним фондом України розроблено мобільний додаток «Пенсійний Фонд України», який можна завантажити на Google Play або App Store в залежності від операційної системи вашого мобільного пристрою.

Він забезпечує доступ з мобільних пристроїв до електронних сервісів Пенсійного фонду України та надає змогу для застрахованих осіб переглядати відомості з Реєстру застрахованих осіб (анкетні дані, надана роботодавцем (страхувальником) інформація про заробітну плату, сплачені на користь особи страхові внески, набутий страховий стаж). Цей мобільний додаток робить спілкування з Пенсійним фондом максимально зручним та оперативним.

Як перейти на електронні трудові книжки та що для цього необхідно

Перехід на електронні трудові книжки може здійснюватись як застрахованою особою, так і  роботодавцем через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді сканованих або оцифрованих копій передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо) із обов’язковим накладанням страхувальником або застрахованою особою кваліфікованого електронного підпису.

Для внесення інформації про трудову діяльність необхідно включити (п.5. Постанови №1084):

  • відомості, що дають змогу ідентифікувати особу
  • відомості про періоди трудової діяльності
  • дані про особливі умови праці, що дають право на пільги із загальнообов’язкового державного соціального страхування
  • інформацію про судимість за вчинення злочину та про позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю
  • інформацію про підтвердження набутого особою за межами України стажу роботи для застосування накопичення періодів стажу роботи відповідно до міжнародних договорів, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

Обов’язковим є також надіслання сканованої копії згоди працівника на обробку його персональних даних.

Якщо ж відомості про трудову діяльність подаються особисто працівником, то надання згоди на обробку персональних даних здійснюється шляхом проставлення відмітки про надання такого дозволу в електронному кабінеті застрахованої особи на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Якщо у вас виникають труднощі з переходом на електронні трудові книжки для своїх працівників, або ви не хочете витрачати додатковий час на сканування, оцифрування документів, заповнення необхідних відомостей та підтвердження тієї чи іншої інформації, що вимагається згідно законодавства, – звертайтесь до наших юристів із Адвокатського бюро Ольги Петрухіної і вони оперативно і без зайвих турбот допоможуть вам в успішній реалізації цього нововведення.

Поділитися:

Інші новини

Меню