Електронний документообіг

Як перейти на електронний документообіг

8 min read

Які проблеми в умовах віддаленої роботи виникають у компаній, що використовують паперові документи

Ми всі звикли до паперового документообігу: це зрозуміло та зручно. Навіщо вкладати кошти в зміни, якщо і так все досить непогано працює? Але якщо замислитись та порахувати скільки часу йде на здійснення процесів вручну, то стає зрозуміло, що ручні процеси є досить часоємкою практикою та стають на заваді у розвитку бізнесу.
До того ж, щоб продовжувати працювати ефективно в умовах карантину, багато роботодавців переводять працівників на дистанційний (віддалений) режим роботи. Звичайно, зробити це можливо лише якщо працівники можуть виконувати свої трудові обов’язки у домашніх умовах та їх присутність в офісі не є обов’язковою.

У результаті багато компаній зіштовхнулися із труднощами:

  • неможливо вчасно отримати та підписати первинні облікові документи
  • порушуються умови, прописані у договорах
  • можуть затримуватись платежі.

Проте до всіх проблем ми можемо підходити як до потенційних можливостей, і це гарний шанс для будь-якої компанії підвищити рівень автоматизації процесів та перейти на електронний документообіг. Це також дозволить керівництву оперативно отримувати інформацію, яка необхідна для прийняття бізнес-рішень.

Які нормативні документи регулюють електронний документообіг

Процес електронного документообігу ґрунтується на електронній обробці обліково-аналітичної інформації, яка включає формування первинних електронних документів, автоматизований банк даних, порядок обробки інформації.

На сьогодні підприємства подають податкову звітність в електронному вигляді, але первинну документацію ведуть на папері. Проте й останню можна оформлювати в електронному вигляді, про це зазначено в офіційних документах таких як:

Які основні переваги електронного документообігу

Переваги, які отримує бізнес від переходу на електронний обіг, дійсно вагомі:

  • це найшвидший спосіб у вирішенні отримання первинних облікових документів
  • рішуче новий рівень безпеки і прозорості, оскільки всі етапи обробки документів протоколюються і зберігаються, а електронний підпис захищає важливу інформацію від сторонніх
  • можливість значно заощадити час, що є достатньо цінним ресурсом
  • оптимізація роботи співробітників та підвищення їх ефективності
  • скорочення споживання паперу та плюси у карму за екологічну свідомість.

Як вибрати сервіс для ведення електронного документообігу в Україні

Електронний документообіг – насправді, це легко. Перший крок до його впровадження – електронний підпис (ЕЦП). Тому перехід з паперу на цифру підприємству потрібно почати з забезпечення ЕЦП уповноважених осіб, які будуть виступати як представники компанії. ЕЦП несе таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис та підтверджує достовірність даних. До того ж, після скасування печаток на документах і введення адміністративної відповідальності за їх вимогу, перевірити походження підпису на папері досить складно.

Для автоматизації та впорядкування всіх процесів, пов’язаних із документами, є сервіси електронного документообігу. Найпопулярнішими на українському ринку є сервіси: М.E.Doc, Вчасно, та Document Online.

Усі сервіси електронного документообігу дозволяють:

  • підписувати електронні документи
  • обмінюватися ними між контрагентами
  • вести звітність.

У чому ж різниця? Лише у грошових тарифах та індивідуальних потребах компанії.

Сервіс М.E.Doc

  1. Найпопулярніший програмний продукт в електронному вигляді між контрагентами.
  2. Ви зможете його інтегрувати з 1С:Підприємство, SAP, Microsoft Dynamics CRM, OneBox.
  3. У вас є можливість підключити додаткові модулі, а саме:
    • автоматизація розрахунку і нарахування зарплати і обліку кадрів
    • реєстрація та обмін акцизними накладними і ТТН
    • миттєва подача звітності в контролюючі органи в електронному вигляді
    • облік ПДВ – в електронному вигляді здійснюється повний цикл роботи з ПН і РК
      веб-сервіс СОТА для здачі звітності без прив’язки до свого робочого комп’ютера.
  4. Ціни на програму «M.E.Doc» залежать від потреб клієнта:
    • вартість програми для юридичних осіб стартує від 1700-2200 грн/рік
    • вартість програми для ФОП від 340-670 грн/рік
    • вартість програми МОДУЛЬ «Держава. Облік ПДВ» від 800-1200 грн/рік.

Вартість консультації та налаштування комп’ютерної програми «М.Е.Doc» у офісі клієнта складає 490 грн за 1 годину.

Сервіс Вчасно

  1. Ви можете інтегрувати сервіс з вашою ERP системою (1C/BAF, SAP, MS Dynamics, тощо), будь-якою CRM системою та особистим кабінетом на вашому сайті.
  2. Ви будете мати доступ 24/7 з будь-яких пристроїв.
  3. Ви можете обирати між 3-ма тарифами:
    • тариф «Початковий» – до 4 співробітників, вартість безкоштовна
    • тариф «Професійний» -5 і більше співробітників, вартість 7 500 грн/рік
    • тариф «Інтеграція» – робота з вашої облікової системою, вартість 1,8 грн за документ + 2 000 грн/рік за інтеграційний шлюз.

Тарифи буде змінено з 1 червня 2021. Також планують додати тариф «ПРО+», вартість якого становить 25 000 грн, кількість користувачів – до 75, кількість документів необмежена.

Сервіс Document Online

  1. Ви будете мати можливість користуватися послугами з будь-яких стаціонарних або мобільних пристроїв із виходом у Інтернет, незалежно від операційної системи, встановленої на них.
  2. Зможете інтегрувати сервіс із обліковими системами 1С – обмін первинними документами, реєстрація податкових накладних та розрахунків коригування, звітність до контролюючих органів.
  3. Є можливість обрати безкоштовний пакет «Demo» – кількість документів обмежена до 10.
  4. Ви зможете безкоштовно проконсультуватись зі спеціалістом.
  5. Вартість інших пакетів залежить від кількості документів, але при цьому існує система знижок.

Що таке портал «Дія» та які його можливості

Підписати електронний документ можливо і онлайн. Для цього можна скористатися сервісом підписання документів, який запустили на порталі «Дія» у квітні 2020 року.

Які ж переваги має використання порталу “Дія”:

  • при налагодженні комунікації з контрагентом підписати документ онлайн можна за декілька хвилин
  • підписаний документ залишається лише у вашому браузері і не передається на портал «Дія», що гарантує вам повну безпеку
  • завдяки процесу шифрування лише уповноважена особа, яка володіє секретним ключем, має доступ до відкриття інформації
  • на порталі «Дія» є функція перевірка ЕЦП, а саме ви можете отримати інформацію про всі підписи у файлі, ім’я особи, час підпису, номер сертифікату та ін.

Тому нічого не перешкоджає використанню первинних облікових електронних документів в бухгалтерському обліку та подання їх державним органам на перевірку.

Якщо ваша компанія хоче перейти на електронний документообіг, але не знає як правильно та швидко це зробити, звертайтесь до нас і ми зможемо допомогти вам в успішній реалізації цього проекту.

Поділитися:

Інші новини

Меню