Чи потрібно компанії переходити на електронний документообіг
Ми всі звикли до паперового документообігу: це зрозуміло та зручно. Навіщо вкладати кошти в зміни, якщо і так все досить непогано працює? Але якщо замислитись та порахувати скільки часу йде на здійснення процесів вручну, то стає зрозуміло, що ручні процеси є досить часоємкою практикою та стають на заваді у розвитку бізнесу.
До того ж, щоб продовжувати працювати ефективно в умовах карантину, багато роботодавців переводять працівників на дистанційний (віддалений) режим роботи. Звичайно, зробити це можливо лише якщо працівники можуть виконувати свої трудові обов’язки у домашніх умовах та їх присутність в офісі не є обов’язковою.
У результаті багато компаній зіштовхнулися із труднощами:
- неможливо вчасно отримати та підписати первинні облікові документи
- порушуються умови, прописані у договорах
- можуть затримуватись платежі.
Проте до всіх проблем ми можемо підходити як до потенційних можливостей, і це гарний шанс для будь-якої компанії підвищити рівень автоматизації процесів та перейти на електронний документообіг. Це також дозволить керівництву оперативно отримувати інформацію, яка необхідна для прийняття бізнес-рішень.
Які нормативні документи регулюють електронний документообіг
Процес електронного документообігу ґрунтується на електронній обробці обліково-аналітичної інформації, яка включає формування первинних електронних документів, автоматизований банк даних, порядок обробки інформації.
На сьогодні підприємства подають податкову звітність в електронному вигляді, але первинну документацію ведуть на папері. Проте й останню можна оформлювати в електронному вигляді, про це зазначено в офіційних документах таких як:
- Закон України № 851 «Про електронні документи та електронний документообіг»
- Стаття 9 Закону України № 996 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»
- п. 2.1 Положення № 88 «Про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» дозволяють складати первинні документи у електронній формі.
Які основні переваги електронного документообігу
Переваги, які отримує бізнес від переходу на електронний обіг, дійсно вагомі:
- це найшвидший спосіб у вирішенні отримання первинних облікових документів
- новий рівень безпеки і прозорості, оскільки всі етапи обробки документів протоколюються і зберігаються, а електронний підпис захищає важливу інформацію від сторонніх
- можливість значно заощадити час, що є достатньо цінним ресурсом
- оптимізація роботи співробітників та підвищення їх ефективності
- скорочення споживання паперу та плюси у карму за екологічну свідомість.
На нашому youtube-каналі “Бізнесуй” ви можете переглянути цікаве та корисне відео про електронний документообіг і це займе всього 5 хв.
Як вибрати сервіс електронного документообігу: Медок, Вчасно чи Document Online
Електронний документообіг – насправді, це легко. Перший крок до його впровадження – електронний підпис (ЕЦП). Тому перехід з паперу на цифру підприємству потрібно почати з забезпечення ЕЦП уповноважених осіб, які будуть виступати як представники компанії. ЕЦП несе таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис та підтверджує достовірність даних. До того ж, після скасування печаток на документах і введення адміністративної відповідальності за їх вимогу, перевірити походження підпису на папері досить складно.
Для автоматизації та впорядкування всіх процесів, пов’язаних із документами, є сервіси електронного документообігу. Найпопулярнішими на українському ринку є сервіси: М.E.Doc, Вчасно, та Document Online.
Усі сервіси електронного документообігу дозволяють:
- підписувати електронні документи
- обмінюватися ними між контрагентами
- вести звітність.
У чому ж різниця? Лише у грошових тарифах та індивідуальних потребах компанії.
Сервіс М.E.Doc
- Найпопулярніший програмний продукт в електронному вигляді між контрагентами.
- Ви зможете його інтегрувати з 1С:Підприємство, SAP, Microsoft Dynamics CRM, OneBox.
- У вас є можливість підключити додаткові модулі, а саме:
- автоматизація розрахунку і нарахування зарплати і обліку кадрів
- реєстрація та обмін акцизними накладними і ТТН
- миттєва подача звітності в контролюючі органи в електронному вигляді
- облік ПДВ – в електронному вигляді здійснюється повний цикл роботи з ПН і РК
- Ціни на програму «M.E.Doc» залежать від потреб клієнта:
-
- вартість програми для юридичних осіб стартує від 1700-2200 грн/рік
- вартість програми для ФОП від 340-670 грн/рік
- вартість програми МОДУЛЬ «Держава. Облік ПДВ» від 800-1200 грн/рік.
Вартість консультації та налаштування комп’ютерної програми «М.Е.Doc» у офісі клієнта складає 490 грн за 1 годину.
Сервіс Вчасно
- Ви можете інтегрувати сервіс з вашою ERP системою (1C/BAF, SAP, MS Dynamics, тощо), будь-якою CRM системою та особистим кабінетом на вашому сайті.
- Ви будете мати доступ 24/7 з будь-яких пристроїв.
- Ви можете обирати між 3-ма тарифами:
- тариф «Початковий» – до 4 співробітників, вартість безкоштовна
- тариф «Професійний» -5 і більше співробітників, вартість 7 500 грн/рік
- тариф «Інтеграція» – робота з вашої облікової системою, вартість 1,8 грн за документ + 2 000 грн/рік за інтеграційний шлюз.
Тарифи буде змінено з 1 червня 2021. Також планують додати тариф «ПРО+», вартість якого становить 25 000 грн, кількість користувачів – до 75, кількість документів необмежена.
Сервіс Document Online
- Ви будете мати можливість користуватися послугами з будь-яких стаціонарних або мобільних пристроїв із виходом у Інтернет, незалежно від операційної системи, встановленої на них.
- Зможете інтегрувати сервіс із обліковими системами 1С – обмін первинними документами, реєстрація податкових накладних та розрахунків коригування, звітність до контролюючих органів.
- Є можливість обрати безкоштовний пакет «Demo» – кількість документів обмежена до 10.
- Ви зможете безкоштовно проконсультуватись зі спеціалістом.
- Вартість інших пакетів залежить від кількості документів, але при цьому існує система знижок.
Що таке портал «Дія» та які його можливості
Підписати електронний документ можливо і онлайн. Для цього можна скористатися сервісом підписання документів, який запустили на порталі «Дія» у квітні 2020 року.
Які ж переваги має використання порталу “Дія”:
- при налагодженні комунікації з контрагентом підписати документ онлайн можна за декілька хвилин
- підписаний документ залишається лише у вашому браузері і не передається на портал «Дія», що гарантує вам повну безпеку
- завдяки процесу шифрування лише уповноважена особа, яка володіє секретним ключем, має доступ до відкриття інформації
- на порталі «Дія» є функція перевірка ЕЦП, а саме ви можете отримати інформацію про всі підписи у файлі, ім’я особи, час підпису, номер сертифікату та ін.
Тому нічого не перешкоджає використанню первинних облікових електронних документів в бухгалтерському обліку та подання їх державним органам на перевірку.
Якщо ваша компанія хоче перейти на електронний документообіг, але не знає як правильно та швидко це зробити, звертайтесь до нас і ми зможемо допомогти вам в успішній реалізації цього проекту.
