Як користуватися електронними трудовими книжками

Электронные трудовые книжки 2021: что это такое и как работает

7 min read

Закон об электронных трудовых книжках от 10 марта 2021 года

Внедрение электронных трудовых книжек – это еще один шаг к внедрению цифровых технологий в Украине. 10 марта 2021 года Верховная Рада Украины приняла Закон «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по вопросам учета трудовой деятельности работников в электронной форме» No 1217-IX (далее – Закон No 1217), который вступил в силу через 3 месяца после даты опубликования, то есть с 10 июня 2021 года, все работодатели должны представить в Реестр застрахованных лиц Государственного реестра обязательного государственного социального страхования (далее – Реестр застрахованных лиц) сведения из бумажных трудовых книжек о трудовой деятельности своих работников.

Для представления сведений о трудовой деятельности работников в Реестр застрахованных лиц работодателям дается 5 лет – до 10.06.2026.

Учет трудовой деятельности работников в электронной форме будет осуществляться в соответствии с Порядком учета трудовой деятельности работника, ФЛП, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме, которая утверждена Постановлением Кабинета Министров Украины от 27 ноября 2019 года No 1084 (далее – Постановление No 1084).

Что такое электронная трудовая книжка

Определение «электронной трудовой книжки» прямо не закреплено в Законе No 1217. Однако, основываясь на анализе правовых норм, можно отметить, что электронная трудовая книжка является цифровым аналогом бумажных трудовых книжек, поэтому в электронной трудовой книжке будет отображаться вся информация об опыте, которая имеется в бумажной книге.

Кроме того, электронная трудовая книжка не будет существовать в виде конкретного электронного документа. Учет трудовой деятельности будет осуществляться в составе карточки личного электронного счета в Реестре застрахованных лиц.

Особенности перехода на электронные трудовые книжки

Закон No 1217 предусматривает переходный 5-летний период, в течение которого Пенсионный фонд Украины должен включать в Реестр застрахованных лиц недостающие сведения о трудовой деятельности работников на основании сведений, предоставленных работодателем (страховщиком) или застрахованным лицом в порядке и сроки, установленные Пенсионным фондом Украины по согласованию с центральным органом исполнительной власти, который обеспечивает формирование государственной политики в сфере социальной защиты населения, и центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сфере трудовых отношений.

После «оцифровки» трудовой книжки работодатель обязан выдать работнику оригинал бумажной трудовой книжки под подпись.

Если работник желает продолжить ведение бумажной трудовой книжки, то работодатель по требованию работника будет обязан параллельно с электронным учетом трудовой деятельности также вносить в бумажную трудовую книжку записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрении и вознаграждении за успехи в работе. Рекомендуем такое «требование» работника оформить в письменной форме в виде заявления от работника.

В переходный период можно будет вести как бумажную трудовую книжку, так и электронную форму существующей или введенной информации о трудовой деятельности.

В чем преимущества электронной трудовой книжки

Можно выделить следующие преимущества электронных трудовых книжек от бумажных:

  1. Удобство. Электронная цифровая книга удобна как лицу, так и работодателю для ввода сведений о трудовой деятельности работника, а также уполномоченным органам, в частности Пенсионному фонду Украины.
  2. Доступ 24/7. Каждый человек может проверить информацию о трудовом и страховом стаже в любое время, в том числе с помощью приложения «Пенсионный фонд», о котором будет говориться далее.
  3. Автоматическое начисление пенсий. Электронная трудовая книжка позволит уполномоченным органам назначать пенсию человеку автоматически (без обращения) и собирать документы за всю его трудовую деятельность.
  4. Снижение риска утери трудовой книжки. Снижение негативных рисков потери бумажной трудовой книжки и последующее ее восстановление.

Где можно найти и просмотреть электронную трудовую книжку

Каждое застрахованное лицо может просмотреть имеющуюся информацию о себе, в том числе о своем трудовом или страховом стаже, на портале электронных сервисов Пенсионного фонда Украины.

Также Пенсионный фонд Украины разработал мобильное приложение «Пенсионный фонд Украины», которое можно скачать в Google Play или App Store в зависимости от операционной системы вашего мобильного устройства.

Он обеспечивает доступ с мобильных устройств к электронным сервисам Пенсионного фонда Украины и позволяет застрахованным лицам просматривать информацию из Реестра застрахованных лиц (персональные данные, предоставляемые работодателем (страховщиком), сведения о заработной плате, выплачиваемые в пользу лица страховых взносах, трудовом и страховом стаже). Это мобильное приложение делает общение с Пенсионным фондом максимально удобным и оперативным.

Как перейти на электронные трудовые книжки и что для этого нужно

Переход на электронные трудовые книжки может осуществляться как застрахованным лицом, так и работодателем через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины в виде сканированных или оцифрованных копий документов, предусмотренных законодательством (трудовая книжка, справка и т.д.) с обязательным наложением страховщиком или застрахованным лицом квалифицированной электронной подписи.

Для ввода сведений о трудовой деятельности необходимо указать (часть 5. Постановление No 1084):

  •  информацию, позволяющая идентифицировать человека
  • информацию про периоды трудовой деятельности
  • сведения об особых условиях труда, которые дают право на льготы по общеобязательной государственной социальной страховке
  • сведения о судимости за совершение преступления и лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью
  • сведения о подтверждении опыта работы, приобретенного лицом за пределами Украины для применения накопления сроков трудового стажа в соответствии с международными договорами, согласие на обязательность которых предоставляется Верховной Радой Украины.

Также обязательным является отправка сканированной копии согласия работника на обработку его персональных данных.

Если информация о трудовой деятельности подается лично работником, то согласие на обработку персональных данных осуществляется путем внесения отметки о предоставлении такого разрешения в электронный кабинет застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Если у вас возникли трудности с переходом на электронные трудовые книжки для ваших сотрудников, или вы не хотите тратить дополнительное время на сканирование, оцифровку документов, заполнение необходимой информации и подтверждение той или иной информации, требуемой по закону, обращайтесь к нашим юристам из Адвокатского бюро Ольги Петрухиной и они оперативно и без лишних хлопот помогут вам в успешной реализации данного нововведения.

Поделиться:

Другие новости

Меню