Как перейти на электронный документооборот

Какие проблемы в условиях удаленной работе возникают у компаний, использующих бумажные документы

Мы все привыкли к бумажной волоките: это понятно и удобно. Зачем инвестировать в изменения, если все работает довольно хорошо? Но если подумать и посчитать, сколько времени требуется для выполнения процессов вручную, то становится понятно, что ручные процессы являются достаточно затратной по времени практикой и мешают развитию бизнеса.
К тому же, чтобы продолжать эффективно работать в условиях карантина, многие работодатели переводят сотрудников в режим дистанционной (удаленной) работы. Конечно, это можно сделать только в том случае, если сотрудники могут выполнять свои рабочие обязанности в домашних условиях и их присутствие в офисе является необязательным.

В результате многие компании столкнулись с трудностями:

•  невозможно вовремя получить и подписать первичные бухгалтерские документы
•  нарушаются условия, прописанные в договорах
•  могут задерживаться платежи.

Однако мы можем подойти ко всем проблемам как к потенциальным возможностям, и это хороший шанс для любой компании повысить уровень автоматизации процессов и перейти на электронный документооборот. Это также позволит руководству оперативно получать информацию, необходимую для принятия бизнес-решений.

Какие нормативные документы регулируют электронный документооборот

Процесс электронного документооборота базируется на электронной обработке учетно-аналитической информации, которая включает в себя формирование первичных электронных документов, автоматизированного банка данных, порядка обработки информации.

Сегодня предприятия подают налоговую отчетность в электронном виде, а первичную документацию ведут на бумаге. Однако и последнюю можно оформлять в электронном виде, об этом указано в официальных документах, таких как:

• Закон Украины No 851 «Об электронных документах и электронном документообороте»
• Статья 9 Закона Украины No 996«О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»
•  п.  2.1 Правила No 88 «О документальном обеспечении учета в бухгалтерском учете» позволяют оформить первичные документы в электронном виде.

Какие основные преимущества электронного документооборота

Преимущества, которые получает бизнес от перехода на электронный документооборот, действительно значительны:

•  это самый быстрый способ решить, как получить первичные бухгалтерские документы
• решительно новый уровень безопасности и прозрачности, так как все этапы обработки документов регистрируются и хранятся, а электронная подпись защищает важную информацию от третьих лиц
• возможность существенно сэкономить время, которое является достаточно ценным ресурсом
•  оптимизация работы сотрудников и повышение их эффективности
• снижение потребления бумаги и плюс в карму за экологическое сознания.

Как выбрать сервис для ведения электронного документооборота в Украине

Электронный документооборот это на самом деле просто. Первым шагом на пути к его внедрению является электронная подпись (ЭЦП). Поэтому переход от бумажного к электронному документообороту на предприятии должен начинаться с предоставления ЭЦП уполномоченным лицам, которые будут выступать в качестве представителей компании. ЭЦП имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная подпись и подтверждает достоверность данных. Кроме того, после отмены печатей на документах и введения административной ответственности за их требование проверить происхождение подписи на бумаге достаточно сложно.

Для автоматизации и организации всех процессов, связанных с документами, существуют сервисы электронного документооборота. Наиболее популярными сервисами на украинском рынке являются: M.E.Doc, Вчасно и Document Online.

Все сервисы электронного документооборота позволяют:

• подписывать электронные документы
•  обмениваться ими между контрагентами
•  вести отчётность.

В чем же разница? Только в денежных тарифах и индивидуальных потребностях компании.

Сервис M.E.Doc

1. Самый популярный программный продукт в электронном виде между контрагентами.
2. Вы сможете интегрировать его с 1С:Предприятие, SAP, Microsoft Dynamics CRM, OneBox.
3. У вас есть возможность подключить дополнительные модули, а именно:

•  автоматизация расчета и начисление заработной платы и кадрового учета
• регистрация и обмен акцизных счетов и ТТН
•  мгновенная отчетность перед контролирующими органами в электронном виде
• учет НДС – в электронном виде осуществляется полный цикл работ с НН и РК на веб-сервис СОТА для сдачи отчетности без привязки к вашему рабочему компьютеру.

4. Цены на программу «M.E.Doc» зависят от потребностей клиента:

• стоимость программы для юридических лиц начинается от 1700-2200 грн/год
• стоимость программы для индивидуальных предпринимателей от 340-670 грн/год
• стоимость программы МОДУЛЬ «Государство. Учет НДС» от 800-1200 грн/год.

Стоимость консультации и настройки компьютерной программы «M.E.Doc» в офисе клиента составляет 490 грн в час.

Сервис ВЧАСНО

1. Вы можете интегрировать сервис со своей ERP-системой (1С/BAF, SAP, MS Dynamics и т.д.), любой CRM-системой и личным кабинетом на вашем сайте.
2. У вас будет доступ 24/7 с любого устройства.
3. Вы можете выбрать один из 3 тарифов:

• тариф «Начальный» – до 4 сотрудников бесплатно
•  тариф «Профессиональный» -5 и более сотрудников, стоимость 7 500 грн/час
• тариф «Интеграция» – работа с вашей учетной системой, стоимость 1,8 грн за документ + 2 000 грн в год за интеграционный шлюз.

Тарифы будут изменены с 1 июня 2021 года. Также планируют добавить тариф «PRO+», стоимость которого составляет 25 000 грн, количество пользователей – до 75, количество документов не ограничено

Сервис Document Online

1. Вы сможете пользоваться услугами любых стационарных или мобильных устройств с выходом в Интернет, независимо от установленной на них операционной системы.
2. Вы сможете интегрировать сервис с учетными системами 1С – обмен первичными документами, регистрация налоговых накладных и корректировочных расчетов, отчетность перед контролирующими органами.
3. Есть возможность выбрать бесплатный пакет «Демо» – количество документов ограничено 10.
4. Вы сможете бесплатно проконсультироваться со специалистом.
5. Стоимость других пакетов зависит от количества документов, но существует система скидок.

Что такое портал «Дия» и какие у него возможности

Можно подписать электронный документ онлайн. Для этого можно воспользоваться сервисом подписания документов, который был запущен на портале «Дия» в апреле 2020 года.

Каковы преимущества использования портала «Дия»:

• при установлении связи с контрагентом можно подписать документ онлайн за несколько минут
• подписанный документ остается только в вашем браузере и не передается на портал «Дия», что гарантирует вам полную безопасность
•  благодаря процессу шифрования только уполномоченное лицо с секретным ключом имеет доступ к информации
• на портале «Дия» есть функция проверки ЭЦП, а именно, можно получить информацию обо всех подписях в файле, имя человека, время подписи, номер сертификата и т.д.

Поэтому ничто не мешает использовать первичные электронные учетные документы и их подача в государственные органы для проверки.

Если Ваша компания хочет перейти на электронный документооборот, но не знает, как это сделать правильно и быстро, обращайтесь к нам и мы поможем Вам в успешной реализации данного проекта.