Как правильно оплачивать служебные командировки в 2021 году

Что необходимо знать, чтобы безошибочно оплатить рабочие дни работника, когда он находился в командировке

• Что следует понимать под служебной командировкой и какими документами ее оформить
• Как оплачиваются дни командировки и что для этого необходимо знать
• Как правильно сделать расчет среднедневного заработка
• Включаются ли в расчет среднедневной зарплаты премии и другие начисления
• Пример оплаты командировки в 2021 году.

Если вы бухгалтер — данная статья поможет вам разобраться в вопросе оплаты командировки работника с учетом последних законодательных изменений.
В декабря 2020 года Правительством внесены изменения в Порядок расчета средней заработной платы, утвержденного постановлением КМУ от 08.02.1995 г. № 100 (далее — Порядок № 100).
Если вы работник, находящийся в командировке, — сможете узнать как оплачиваются дни вашей работы за пределами компании.

Что такое служебная командировка

Согласно Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина №59 от 13.03.1998 г. (Далее — Инструкция №59) служебная командировка — это поездка работника в другой населенный пункт на какой-то определенный срок для выполнения рабочих задач.

Какие документы необходимы для оформления командировки

Командировка считается служебной при наличии документов, подтверждающих ее связь с основной деятельностью предприятия.
Основные документы, необходимые для оформления служебной командировки:

• приказ о командировке работника
• смета расходов
• отчет работника о выполненных рабочих задачах
• авансовый отчет (по форме, утвержденной Приказом Минфина №350 от 10.03.2016 г.) с документами, подтверждающими расходы работника в командировке.

Что необходимо знать для расчета оплаты дней командировки

Часто на практике бухгалтер рассчитывает оплату дней командировки работника по дневной зарплате, так же, как и оплату других дней работы на предприятии. В этом вроде есть смысл, ведь рабочие дни действительно отработаны, хотя и вне основного места работы.
На самом деле, чтобы правильно оплатить работнику дни командировки, следует сравнить две величины и выбрать из них большую

1. Дневная заработная плата
2. Среднедневная заработная плата.

Норма оплаты дней командировки в размере не ниже среднедневной заработной платы прописана в ст. 121 Кодекса Законов о Труде.

Дневную заработную плату рассчитываем, исходя из заработной платы, предусмотренной трудовым (коллективным) договором. Это обычная зарплата за рабочий день, которую получил работник, не находясь в командировке.

Среднедневная заработная плата рассчитывается немного сложнее.

Как правильно сделать расчет среднего заработка

Формула расчета среднедневной заработной платы проста:

Однако есть некоторые нюансы в этом простом, на первый взгляд, расчете.
При расчете средней заработной платы учитываются все суммы начисленной заработной платы в соответствии с законодательством и условиями трудового (коллективного) договора, кроме следующих:

• 17 видов выплат, утвержденных пунктом 4 Порядка №100
• оплата ежегодного и дополнительного отпусков, командировки, пособие по временной нетрудоспособности и другие выплаты, рассчитанные по среднедневной зарплате.

Вот здесь на практике также довольно часто возникают ошибки. Если больничные и отпускные просто не включаем в расчет, то с оплатой дней командировки анализируем. Рассчитывали по дневной зарплате — включаем в расчет, по среднедневной — нет.

Включаются ли в расчет среднедневной зарплаты премии

Да премии включаются в расчет среднего заработка. Проще всего с премиями «месяц в месяц», когда премия за текущий месяц в этом месяце и выплачивается. В таком случае премии включаются в расчет среднедневной зарплаты в полном своем объеме.

Осторожным бухгалтеру нужно быть с премиями и другими выплатами, которые начисляются за два месяца и более длительный период. Изменения Порядка №100 коснулись механизма их учета при расчете среднедневной заработной платы, более того — в корне его изменили.

При расчете среднего заработка премии (выплаты) за 2-12 месяцев учитываются в части, соответствующей количеству отработанных рабочих дней расчетного периода (месяца), за который такие премии и другие выплаты начислены. То есть в расчет среднедневной зарплаты следует включать распределенные суммы премий именно за те месяцы, которые вошли в расчетный период.

Более подробно оплату командировки в 2021 году можно рассмотреть на примере.

Пример оплаты командировки в 2021 году

Предположим, что работник в апреле 2021 года отработал все рабочие дни (22), но 5 из них был в командировке.
Должностной оклад работника в феврале-апреле 2021 составляет 10 000 грн.
в марте работнику начислена премия за 1-й квартал 2021 в сумме 7500 грн.  Расчетный период для расчета среднего заработка — предварительные перед командировкой 2 месяца, то есть февраль-март 2021 года. За эти месяцы работник выполнил месячную норму труда и ему начислили зарплату в соответствии с должностным окладом.
Нужно рассчитать размер заработной платы работника за апрель 2021 с учетом пяти дней командировки.
Алгоритм расчета приведен ниже.

Как рассчитать дневную зарплату

Как рассчитать среднедневную заработную плату

Определяем зарплату за период февраль-март 2021 г.

Определяем количество рабочих дней в феврале и марте 2021 г.

Рассчитываем среднедневную зарплату работника

Сравниваем среднедневную и дневную заработные платы работника: среднедневная зарплата выше дневной (599,14 грн > 454,55 грн)

Рассчитываем оплату за 5 дней командировки (вычисляем на основе среднедневной зарплаты работника)

Определяем заработную плату за апрель 2021 г

Проверка. Разница с обычной месячной зарплатой составляет 10 722,97 грн — 10000 грн = 722,97 грн. Такая разница возникает в результате различной оплаты за 5 дней командировки: (599,14 грн — 454,55 грн) × 5 рабочих дней = 722,95 грн. Разница в 2 коп. — вследствие закруглений.

Если в текущем месяце начисляются месячные премии за предыдущий месяц или премии (вознаграждения) за 2-12 месяцев, необходимо провести пересчет среднедневной зарплаты.

То есть, если позже будут начислены премии (вознаграждения ) за месяцы, вошедшие в расчетный период (в вышеприведенном примере — февраль и март), например, годовая премия — нужно будет пересчитать сумму среднедневной зарплаты и, соответственно, пересмотреть выплаты работнику за дни командировки.

Но, чтобы не ошибиться в таких кропотливых ситуациях с пропорциональным включением премий в расчет среднедневного заработка с потенциальной его корректировкой, предлагаем обратиться к специалистам нашей компании. Они смогут подобрать индивидуальный вариант начисления премий (других вознаграждений) для вашего предприятия, который снизит трудоемкость подобных расчетов и значительно облегчит жизнь вашему бухгалтеру. Или же просто можете доверить это нелегкое дело нам!

Главное об оплате дней командировки в 2021 году

1. Дни служебной командировки работника оплачиваются по одной из больших величин — дневной или среднедневной зарплате, но не ниже размера среднедневного заработка.
2. Календарным периодом для расчета среднедневной зарплаты являются последние два месяца, предшествующие месяцу, в котором произошла командировка.
3. В конце 2020 года обновлен механизм включения премий в расчет среднедневного заработка. С 12.12.2020 г. Премии (вознаграждения) включаются в расчет в суммах, пропорциональных отработанным рабочим дням за те месяцы, которые входят в расчетный период.